Eine beiläufige Bemerkung führt beim Bodenmechanischen Labor Gumm zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (ECM). Dies bildet die Basis für ein revisionssicheres digitales Archiv und automatisierte Geschäftsprozesse. Der Dienstleister kann nun Abläufe beschleunigen und transparenter gestalten, so dass die Rentabilität steigt.

„Neben effizienteren Prozessabläufen erwarten wir uns Vorteile durch Analysen und Auswertungen, bei denen wir beispielsweise auf einfache Art Erkenntnisse über die Anzahl getätigter Analyseverfahren und deren Rentabilität gewinnen können.“

Werner Volker Gumm
CEO, Bodenmechanisches Labor Gumm

Herausforderung

Automatische Archivierung gescannter Geschäftsunterlagen

Lösung

ECM, das automatisch Barcodes generiert

Vorteile

Zeitersparnis und viele Erweiterungsmöglichkeiten

Technologietransfer zwischen Forschung und Industrie ist das Kerngeschäft des Forschungs- und Entwicklungs-Dienstleisters GWT-TUD GmbH. Hierzu managt GWT Projekte, die in einem Netzwerk aus rund 500 Wissenschaftlern und 1.600 Industriekunden in 30 Ländern ablaufen. Um im ersten Schritt das Rechnungswesen über die vielen Kostenstellen hinweg zu erleichtern, hat Konica Minolta ein Enterprise Content Management System (ECM) an über 50 Arbeitsplätzen integriert.

„Gemeinsam mit den Spezialisten von Konica Minolta entwickelten wir einen Workflow-Prozess, der die Rechnungsverarbeitung erheblich verbesserte.“

Steffen Groß
Unternehmenscontroller, GWT-TUD GmbH

Herausforderung

Ein- und Ausgangsrechnungen effizienter bearbeiten

Lösung

Enterprise Content Management System mit ERP-Anbindung

Vorteile

Schnelle Rechnungsbearbeitung, standardisierte Ablage

GAZi ist eine der vielen bekannten Einzelmarken, die der Hersteller von Milchprodukten garmo geschaffen hat. Einzellösungen in der IT soll es jedoch nicht geben. Hier sind verknüpfte Systeme gefragt, die Standard-Abläufe wie den Verkaufsprozess digitalisieren. Daher hat Konica Minolta ein ECM-System integriert, das die Dokumentenbearbeitung applikationsübergreifend vereinfacht.

„Unser Ziel bestand darin, die Dokumentenverarbeitung tief in das Enterprise Resource Planning (ERP) zu integrieren, um Prozesse zu beschleunigen sowie Medienbrüche und damit mögliche Fehlerquellen auszuschalten.“

Dr. Eduardo Garcia
Inhaber und Vorstand, garmo AG

Herausforderung

Revisionssicheres Archivieren von Dokumenten

Lösung

ECM-System, das eine durchgängige Prozess-Plattform schafft

Vorteile

Schneller Zugriff auf Dokumente, ERP-Integration

Die Informations- und Papierflut drohte die Stadtreinigung Leipzig zu überschwemmen. Dank Konica Minolta ist jetzt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) im Einsatz, das alle eingehenden, standortbezogenen Briefe, Faxnachrichten und E-Mails verwaltet und digital archiviert. Dies optimiert die Arbeitsabläufe, entlastet die Mitarbeiter und erhöht den Kundenservice.

„Die Einschätzungen der 95 Mitarbeiter, die mit dem Programm arbeiten, sind durchweg positiv. Die Kollegen können parallel an einem Vorgang arbeiten, was vor allem für Teams in verschiedenen Abteilungen wichtig ist.“

Elke Franz
stellv. Betriebsleiterin, Stadtreinigung Leipzig

Herausforderung

Digitale Archivierung, zeitsparende Dokumentenbearbeitung

Lösung

ECM-Lösung und digitaler Postdurchlauf mittels Workflow

Vorteile

Schneller Zugriff auf Dokumente, Integration in Microsoft Office Umgebung

Das mittelständische Transport- und Logistikunternehmen REINERT Logistics bewegt mit 750 Fahrzeugen und ca. 1.300 Mitarbeitern deutschland- und europaweit Waren. Tausende von Transport-Dokumenten fallen dabei jährlich an. Ein von Konica Minolta integriertes Dokumentenmanagementsystem sorgt dafür, dass jeder einzelne Beleg mühelos auffindbar ist.

„Die neue ECM-Lösung ist ein Meilenstein für die elektronische Rechnungslegung. So kann der Kunde schnell, flexibel und unabhängig von Bürozeiten Auskünfte bekommen, während unser Aufwand ebenfalls sinkt.“

Martina Vogel
Projektmanagement & Application, REINERT Logistics 

Herausforderung

Tausende Belege elektronisch erfassen und bearbeiten

Lösung

Elektronische Transportakte innerhalb eines ECM-Systems

Vorteile

Zeitersparnis bei Recherche nach Belegen und Akten

Mit über 40 verschiedenen Standorten in Groningen, Friesland und Drenthe lief die Rechnungsverarbeitung bei WerkPro nicht immer reibungslos. Seit die Beschäftigungs- und Wohlfahrtsorganisation zum System von Konica Minolta für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gewechselt hat, wurde der gesamte Prozess effizienter und – nicht unerheblich – der Organisation entgingen keine UST-Rückerstattungen mehr.

„Die Durchlaufzeiten von Rechnungen haben sich hundertprozentig verbessert.“

Richard Pronk
Teamleiter Support-Service, WerkPro

Herausforderung

Effiziente Rechnungsverarbeitung, Erhöhung der Prozessübersicht

Lösung

Integration eines ECM-Systems für die digitale Rechnungsverarbeitung

Vorteile

Übersichtliche Prozesse und effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Die unternehmensweite Suche ist für heutige Unternehmen eine Notwendigkeit. Das Architekturbüro Arcasa Arkitekter ist an zahlreichen Neubau-, Städeplanungs- und Wohnungsbauprojekten beteiligt. Entdecken Sie, wie die 40 Architekten und das Verwaltungsteam vom einfachen Zugriff auf alle Unternehmensdaten profitieren.

„Digitale Zugriffs- und Suchfunktionen sparen viel Zeit. Und hier kommt Konica Minoltas Lösung wirklich zum Tragen.“

Marianne Ruud
Verwaltung, Arcasa Arkitekter 

Herausforderung

Schnelles Auffinden von technischen Zeichnungen

Lösung

Integration einer Enterprise Search Lösung

Vorteile

Schneller Zugriff auf alle Unternehmensdaten, Wechsel zwischen Benutzeroberflächen

In einer detaillierten Ist-Analyse untersuchte Konica Minolta das derzeitige Dokumentenaufkommen für die Abwicklung der Ein- und Verkaufsprozesse bei der Metall-Chemie GmbH & Co. KG. Durch das aufgezeigte Optimierungspotenzial kann der Spezialist für industrielle Schmierstoffe seine Wachstumsbestrebungen auf eine solide Prozessbasis stellen.

„Um das weitere geplante Wachstum zu unterstützen, wollten wir unsere dokumentenbasierten Prozesse optimieren und suchten hierfür den richtigen Partner.“

Laura Goebel
Ein- und Verkauf, Metall Chemie 

Herausforderung

Optimierung von dokumentenbasierten Prozessen

Lösung

Detaillierte Analyse der Informationsprozesse im Ein- und Verkauf

Vorteile

Wissen um Verbesserungsmöglichkeiten

Sowohl der Eiffelturm als auch der Reichstag in Berlin zählen zu den Gebäuden, die der Spezialist für Gebäudeautomation Kieback&Peter GmbH & Co KG ausgestattet hat. Der Hauptsitz des internationalen Konzerns befindet sich in Berlin, wo heute das Rechnungsmanagement zentral gelöst ist. Ein- und Ausgangsrechnungen werden über ein Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) gesteuert. 

„Aufgrund der wegfallenden Arbeiten sparen wir uns hierfür eine Arbeitskraft, die nicht gestrichen wurde, sondern im Einkauf in einem besser qualifizierten Bereich zum Einsatz kommt.“

Dirk Seidel
Projektmanagement, Kieback&Peter

Herausforderung

Rechnungseingangsprozesse effizienter gestalten

Lösung

Implementierung eines ECM-basierten Rechnungsworkflows

Vorteile

Keine Skontoverluste und Abschaffung des papierbasierten Archivs

Capital BAY ist ein ganzheitlich arbeitendes Full-Service-Investmenthaus für Immobilien. Das Unternehmen archiviert heute mit der leistungsfähigen ECM-Lösung von Konica Minolta nicht nur mehrere tausend Mieterakten, sondern nutzt ebenso die Transparenz und Informationsschnelligkeit der Lösung für effiziente Abläufe an ihren fünf Standorten.

 „Wir sind uns sicher, mit Konica Minolta einen innovativen und leistungsstarken Partner gefunden zu haben, der auch die zukünftigen Anforderungen mit flexiblen Lösungen umzusetzen weiß.“

Detlef Urbansk
Head of Controlling, Capital Bay GmbH

Herausforderung

- Archivierung mehrerer tausend Akten
- Berücksichtigung von Prüfungs- und Freigaberichtlinien

Lösung

- Eingangsrechnungen digital managen
- Rechtedesign

Vorteile

- Effiziente Abläufe
- GoBD-konforme Archivierung

Vom zentralen Ausgangspunkt Rechnungseingang beschäftigte sich FORWARDIS immer stärker mit dem Thema Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen.

Der Spezialist für multimodalen Transport und Eisenbahnlogistik in Europa und Asien, der mehr als 10 Millionen Tonnen Güter pro Jahr befördert, realisierte die daraus entstandene ECM-Lösung mit Konica Minolta.

"Bei der Wahl des Lösungspartners war für uns ausschlaggebend, alles aus einer Hand zu erhalten und eine Präsenz an den Unternehmensstandorten vor Ort zu haben."

Dominik Kruszynski
IT Manager, FORWARDIS GmbH

Herausforderung

Dezentraler Rechnungseingang und standortübergreifender Informationsfluss

Lösung

ECM-System mit Rechnungs-Workflow, Transparente und effiziente Prüfprozesse

Vorteile

Beschleunigte Prozesse, Erhöhung der Kundenzufriedenheit, zentrale Dokumentenablage